Перевод документов на английский: какие нужны и как заверить

Для перевода на английский обычно нужен сам документ, а для подачи — требования принимающей организации: она определяет, достаточно ли обычного перевода, нужно ли нотариальное заверение и требуется ли апостиль. До заказа уточните эти условия и проверьте написание имён по загранпаспорту: исправления после заверения могут потребовать нового оформления.

Какие документы переводят на английский

На английский переводят документы для учёбы, работы, семейных дел, обращения в ведомство или взаимодействия компаний. Это могут быть свидетельства, справки, дипломы, документы о семейном положении и корпоративные бумаги. Перечень зависит от принимающей организации: сначала выясните, что именно она просит, затем готовьте перевод.

Документ-оригинал служит источником для перевода. Важно передать не только основной текст, но и нужные получателю элементы: оборот, приложения, печати, штампы, подписи и отметки. Если часть сведений неразборчива, предупредите об этом переводчика заранее.

Перед заказом проверьте, какие части документа войдут в перевод:

• основной текст и все страницы;
• оборот с записями или отметками;
• приложения и дополнительные листы;
• печати, штампы и подписи, если они важны для подачи.

Этот список помогает согласовать объём работы. Он не заменяет требования конкретного получателя.

Если инструкция получателя перечисляет конкретные страницы и приложения, передайте её переводчику вместе с документом. Так проще согласовать объём до начала работы.

Сначала уточните требования места подачи

До заказа перевода получите инструкцию принимающей организации или задайте ей вопросы письменно. Получатель устанавливает требования к языку, полноте перевода и оформлению: в частности, нужно ли заверение и требуется ли апостиль на документ. У разных учреждений и процедур условия могут различаться, поэтому общий совет не заменит правила конкретного места подачи.

Уточните, примут ли перевод, выполненный в стране выдачи документа, или его нужно оформить в стране подачи. Спросите, нужно ли переводить весь документ — включая оборот, печати и приложения, — и в каком виде его подать: на бумаге или электронно. Требования к переводу, его заверению и апостилю на оригинал выясняйте отдельно.

Сохраните страницу с правилами или ответ организации. Если формулировка неясна, попросите уточнить её до заказа. Переводчик сможет учесть полученные требования, но не должен угадывать их за принимающую сторону.

Сначала выясните требования организации, которая будет принимать документ, и только после этого выбирайте способ оформления.

Что передать переводчику

Для точного перевода передайте полный и читаемый документ, инструкцию принимающей организации и данные для согласования написания имён. Заранее уточните, достаточно ли скана для начала работы и потребуется ли оригинал для дальнейшего оформления. Скан, пригодный для перевода, не гарантирует, что его примут для нотариальной процедуры.

Подготовьте материалы и предупредите об особенностях документа:

• все страницы, включая оборот и приложения;
• требования организации, куда подаёте пакет;
• загранпаспорт или другой документ с латинским написанием имени;
• сведения о рукописных записях, сокращениях и нечитаемых фрагментах.

Копия может подойти для перевода, если это согласовано с исполнителем. Однако получатель или нотариус может запросить оригинал либо определённый вид копии. Не отправляйте единственный оригинал, пока не выясните, нужен ли он и как его передавать.

Переводчику полезно знать, с какими документами будет подаваться перевод. Так можно заранее проверить написание имени и фамилии, а также согласовать термины и названия. Если в документе есть исправления или отметки, укажите на них отдельно.

Когда нужно нотариальное заверение перевода

Нотариальное заверение перевода требуется, когда его просит принимающая организация или этого требует процедура подачи. Такое оформление связано с подписью переводчика и не удостоверяет подлинность самого документа. Перед заказом выясните у получателя, какую форму заверения он принимает, а у исполнителя — какие материалы понадобятся нотариусу.

Предоставленный в источниках текст Основ законодательства РФ о нотариате описывает свидетельствование верности перевода и подписи переводчика. Это не означает, что нотариус подтверждает достоверность каждого факта в оригинале или гарантирует, что иностранное учреждение примет документ.

Разведите два вопроса: нужно ли заверить перевод и требуется ли подтвердить подлинность документа-оригинала. Это разные действия, и одно не заменяет другое. Перед визитом уточните, нужен ли оригинал, копия, документ о квалификации переводчика или другие сведения.

Нотариальное оформление перевода связано с подписью переводчика; оно само по себе не подтверждает достоверность сведений в оригинале.

Если получатель просит «нотариальный перевод», уточните у него форму документа до визита к нотариусу.

Нужен ли апостиль на документ

Апостиль может потребоваться для официального документа, который планируют использовать за границей. Необходимость зависит от страны, вида документа и требований принимающей стороны. Гаагская конвенция 1961 года регулирует отмену требования консульской легализации для иностранных официальных документов и устанавливает применение апостиля в предусмотренных ею случаях. Уточните у получателя, нужен ли апостиль именно вам и в какой последовательности оформлять перевод и апостиль.

Проверяйте требование по инструкции организации и официальным правилам для страны подачи. Не делайте вывод только по языку документа или по тому, что апостиль оформляли знакомые для похожей цели.

Уточните порядок действий:

1. Определите страну и организацию, куда подаёте документ.
2. Найдите правила для этого вида документа.
3. Спросите, нужно ли сначала поставить апостиль или сперва сделать перевод.
4. Уточните, должен ли перевод включать апостиль и отметки на документе.

Если инструкция не отвечает на вопрос о последовательности, запросите разъяснение у принимающей стороны до оформления.

Как проверить имена, даты и оформление

Перед подачей сверьте перевод с оригиналом и документами, которые отправляете вместе с ним. Особое внимание уделите латинскому написанию имени и фамилии: загранпаспорт поможет проверить написание, но окончательный вариант должен соответствовать требованиям получателя. Также проверьте даты, номера, адреса, инициалы и названия мест.

Не меняйте сведения, которых нет в оригинале. Если имя в разных документах написано по-разному, сообщите об этом переводчику и уточните у принимающей организации, какой документ считать ориентиром. Это важно, если сотрудник будет сравнивать данные между документами.

В готовом переводе проверьте:

• написание имён и фамилий;
• даты, номера и адреса;
• географические названия и инициалы;
• перевод оборотов, печатей, штампов и отметок;
• соответствие формата инструкции получателя.

Для дат и порядка имени используйте формат, который просит организация. Если специальных указаний нет, задайте вопрос до заверения: исправление уже оформленного документа может потребовать повторного оформления.

Ошибки, из-за которых перевод приходится переделывать

Переделка может понадобиться, если выбрать оформление до проверки правил получателя или передать неполный и нечитаемый документ. Проблемы также возникают, когда имя не совпадает с паспортом или апостиль принимают за заверение перевода.

Последствия определяет принимающая организация: она может попросить исправить пакет или не принять документы в выбранном виде. Это не значит, что любая опечатка автоматически приводит к отказу. Если обнаружили расхождение, сначала выясните, можно ли исправить перевод и потребуется ли повторное заверение.

Короткий чек-лист перед подачей

Перед отправкой или визитом сопоставьте пакет с инструкцией принимающей организации. Проверьте отдельно перевод, его заверение и апостиль: один пункт не подтверждает автоматически другой. Убедитесь, что имена, даты, номера и страницы совпадают с исходными документами.

• Сверьте список документов с инструкцией получателя.
• Уточните, нужен ли перевод всего документа, включая приложения и оборот.
• Проверьте, требуется ли заверение перевода и в какой форме.
• Выясните, нужен ли апостиль и в каком порядке его оформлять.
• Сопоставьте имена с загранпаспортом или другим документом из пакета.
• Проверьте даты, номера, печати, штампы и полноту перевода.
• Уточните формат подачи и какие оригиналы или копии предъявить.

Комплект документов и способ оформления выбирайте по требованиям принимающей организации. Если условия нет в инструкции, запросите уточнение до заказа и заверения перевода.

Если требования уже известны, передайте их переводчику вместе с полным документом и обозначьте формат подачи. Если остался вопрос о заверении или апостиле, сначала уточните его у получателя, а затем закажите перевод.

Частые вопросы

Можно ли сделать перевод по фотографии документа?

Фотография может подойти для предварительной оценки, если текст и отметки читаются. Для перевода и заверения заранее уточните требования исполнителя и нотариуса: фотография не гарантирует, что её примут на каждом этапе.

Нужно ли переводить печать и штамп?

Уточните это в требованиях организации, которая будет принимать документ. Если печати и штампы есть, передайте переводчику страницы целиком и попросите согласовать, какие отметки включать в перевод.

Что делать, если имя в паспорте и свидетельстве написано по-разному?

Не выбирайте вариант самостоятельно. Покажите переводчику оба документа и уточните у принимающей организации, какое написание использовать в пакете.

Источники

• Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents — Гаагская конференция по международному частному праву
• Основы законодательства Российской Федерации о нотариате — текст нормативного акта Российской Федерации

Геннадий Егоров директор и основатель бюро

Вместе с братом Олегом основал Бюро переводов братьев Егоровых в 2005 году. Бюро переводит документы, договоры и тексты более чем на 50 языков, заверяет переводы у нотариуса и оформляет апостиль; каждый перевод перед сдачей проверяет редактор. Среди заказчиков — РОСАТОМ, Правительство Москвы, КХЛ. О компании · Отзывы